Deze website maakt gebruikt van cookies om instellingen te onthouden en om de website beter op uw behoeften af te stemmen. Klik hier voor meer informatie over cookies.

Ja, ik ga akkoord Nee, ik ga niet akkoord X
« Terug naar zoekresultaten

Digitalisering inkoopfacturen

In 2008 is een pilot gestart voor het scannen, herkennen, valideren en accorderen van alle inkoopfacturen (project: digitalisering inkoopfacturen) op het OMO bureau. In 2009 is deze pilot uitgebreid met de inkoopfacturen van vier schoollocaties. Na een positieve evaluatie van de pilotscholen is het digitaliseringsproces geleidelijk uitgerold binnen de gehele organisatie. In 2012 was de implementatie binnen de gehele vereniging voltooid. Enkele belangrijke opbrengsten die voorafgaand aan de implementatie waren gedefinieerd zijn:

  • Tijdsbesparing doordat controles (zowel op de schoollocatie als het OMO-bureau) sneller en efficiënter verlopen
  • Kortere doorlooptijd van de inkoopfacturen tot accordering en betaling
  • Niet meer zoek raken van facturen
  • Naadloze aansluiting met de financiële administratie.

In 2014 heeft een evaluatie van de digitale verwerking van inkoopfacturen plaatsgevonden. Om de wensen en ervaringen vanuit de scholen te inventariseren, maar ook om te bezien waar het proces eventueel verder verfijnd kan worden.

De algemene indruk is dat iedereen tevreden is over de digitalisering van de inkoopfacturen en het hierbij aansluitende verwerkingsproces.

De doorlooptijd tussen het moment van ontvangen van een inkoopfactuur en het betaalbaar stellen ervan is sterk afgenomen ten opzichte van de ‘oude’ werkwijze. Ook het feit dat de facturen niet meer kwijtraken en dat zichtbaar is waar een factuur zich in het proces bevindt is gerealiseerd en wordt ook daadwerkelijk als een pluspunt ervaren. Het achteraf vanaf iedere plaats, en op ieder moment, kunnen opvragen van de facturen (ook die van 5 jaar oud) werkt prettig. De doelstellingen van het digitaliseringsproces zijn daarmee behaald. De gedane evaluatie heeft geleid tot enkele verbeteringen binnen de huidige opzet.

pagina opties

Mijn OMO verslag (0)